【業務マニュアル制作】業務の標準化・効率化 活用できるマニュアル制作とは ?

「業務のマニュアル化 … 当社はそんなに大きな会社じゃないから必要ないかな … 」

実は、規模に関係なく、業務マニュアルを上手に活用することで、業務の効率化や生産性の向上に大きな効果が出ています。

業務の属人化を防ぐ ! 属人化のリスク

例えば、担当社の方しか内容がわからない業務があったとします。
万一、その方が長期のお休みになったり、会社を辞めてしまうことになってしまったとしたら …

このような際、一部の担当者だけが業務を担当しているということが常である職場環境では即時に他の社員が対応するのが大変難しくなります。

【業務マニュアル制作】業務の標準化・効率化 活用できるマニュアル制作とは ?

属人化のリスク

属人化とは …
企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方が分からない状態になることを意味する表現 ※ Weblio辞書より引用

業務を属人化してしまうことで、以下のデメリットが考えられます。

  • 業務の効率が低下
  • 仕事の質が管理できない
  • ミスの隠蔽がおきやすくなる

業務が属人化していると、担当業務のほぼ全てを担当者に委ねることになります。
問題なく対応できている時は、スムーズに業務が進んでいき順調です。しかし、他の社員もその状況に慣れきってしまうと、いざ担当者がいなくなった途端に業務効率が大幅に低下するというリスクが非常に大きくなります。

また、業務の中でミスが発生したときは速やかに申告し、その業務に関わりのある皆で共有をし、解決策を実行に移すまでのスピードが大切です。

しかし、属人化が当たり前になっていると、業務の進捗や現在の状況が周りに見えず、共有する機会も少ないことでミスには誰も気づかず、そのまま進行してしまうことも考えられます。

【業務マニュアル制作】業務の標準化・効率化 活用できるマニュアル制作とは ?

属人化から標準化へ マニュアル制作をおすすめ

特定の人だけが業務を行うことが属人化と呼ぶのに対して、誰でも業務ができる状態にすることが「標準化」です。
業務の標準化を進める具体的な方法として、おすすめしているのがマニュアル制作です。

まずは業務の見える化

業務マニュアルを作れば、社員が誰でも業務を行えるようになります。

マニュアルを作成する過程で必ず業務の洗い出しを行います。
業務の洗い出しを行うことで、業務の全ての流れが 「 見える化 」 され、今後の業務改善に繋がっていきます。

業務マニュアルがあるメリット

  • 担当する社員によっての業務の質に大きな差がなくなる
  • 業務に関するノウハウが社内で蓄積できる
  • 複数の目に見えることで、担当者一人では気づけなかった問題点や改善点が見つかりやすくなる
  • 作業手順などに悩んだりするリスクが軽減、作業時間の短縮に繋がります

業務マニュアルがあり、ひとつの業務に多くの人が関わる環境をつくることで、今までに培ってきたスキルを、新入社員、中途社員、仕事内容が変わった社員といった人たちに即時に伝えていくことができ、業務の滞りをなくすことができます。

効果が得られる業務マニュアルの制作を

ただマニュアルを作るのではなく、効果の見込める活用しやすいマニュアルを作成することがポイントとなります。

しかし、最初から完璧なマニュアルを作ることは難しいでしょう。
優先順位を定め、一定の業務から少しづつ正社員の方からパートの方まで業務に関わる全ての方へのヒアリングを進めます。

そこから簡単な業務フロー(業務の流れ)を作成することをおすすめします。

【業務マニュアル制作】業務の標準化・効率化 活用できるマニュアル制作とは ?
業務フローのサンプル

業務の問題洗い出し・聞き取りからお任せいただけます

誰が見てもわかりやすいマニュアルを制作するのは大変ですし、すぐにできるものではありません。
なかなか普段の業務が忙しいため、マニュアル作成の時間がなかなか取れないという経営者または担当者の方も多いことと思います。

UPToolsの書類かたづけ隊では、本格的な業務の改善・効率化をお考えの方に、業務の問題洗い出し・聞き取りから業務改善プラン作成、業務マニュアル制作まで承っております。

私達は、業務改善のためのシステム制作・事務代行等の実務実績経験が豊富なスタッフで構成されています。
今までの経験・実績から、規模に関わらずそれぞれの企業様、業務に沿ったご提案と改善作業に努めます。

業務の効率化・標準化・マニュアル制作をお考えの方は、ぜひご検討ください。

書類のかたづけは業務効率化の第一歩 !

書類かたづけ隊

この記事を書いた人

Chiaki

【仕事で大切にしていること】 お客様の事業における問題点・課題点についての解決策を一緒に考え、1つ1つ丁寧に 『 実行 ↔ 解決 』 適切なIT支援、組織活性化のお手伝いをさせていただきます。

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