システム導入と活用 企業の効果は実際にどうなのだろう ?

顧客管理、請求管理など、マニュアル化できる部分に関しては特にIT化したいとシステム導入を検討される方が増えています。

実際にシステムを導入したところで効果はでているの ?

2018年5月に発行された、最新の中小企業白書から抜粋してご紹介します。

実際に中小企業では、業務別にどのようなITツールが導入され、評価されているのでしょうか。

従業員規模で見た業務別IT導入比率

従業員規模で見た業務別IT導入比率
【出典】2018年版『中小企業白書』(中小企業庁)よりグラフ作成

従業員規模別に見ると、どの業務も規模の拡大に伴ってIT導入比率が高まっているようです。

業務別で見ると、財務・会計のIT導入比率が約75%と最も高く、他の業務領域は50%から60%の幅に収まっています。

業務別IT導入比率と効果

業務領域別のIT導入比率
【出典】2018年版『中小企業白書』(中小企業庁)よりグラフ作成

「ITを導入し、ある程度の効果が得られている」と回答した企業が最も多く、全体の半数を超えています。

さらに「ITを導入し、期待した効果が得られている」とした回答率(約13%)も加えると、全体の65%に近い中小企業がIT導入の効果を感じているということがわかります。

さらに効果を得るために必要なのは各業務間の機能連携

こちらのデータをご覧ください。

ITツールの連携と効果
【出典】2018年版『中小企業白書』(中小企業庁)よりグラフ作成

効果があると回答された企業の結果から見えることは、「生産性向上」 「業務効率化の改善」 には個々の業務をシステム化するのではなく、各業務間の機能を連携させることがカギとなるようです。

ある作業で入力したデータと同じデータを別の作業で入力するのでは業務効率は上がりません。

ある作業で入力したデータが別の作業にも自動的に入力されるようにできないかという考え方が業務間の機能連携の基本的な考え方です。

主な機能連携とは

  • 「顧客管理と受発注の連携」 新規取引先を顧客管理データベースに登録すると、受発注システムからも利用できる
  • 「人事・労務と財務・会計の連携」 給与計算の結果が、会計処理にも自動的に反映される
  • 「受発注と請求業務の連携」 受発注の発生から請求書、請求管理までが自動生成できる
  • 「受発注と在庫管理の連携」 受発注の処理と在庫の変動が連動している

どう選ぶ ? ITツール

ITツールには、主なものに業務ソフトとクラウドサービスがあります。

クラウドサービスの利点は、システムのインストールなどが不要でオンライン上だけで完結すること、比較的安価であり導入しやすく、知識があれば利便性や拡張性が高い点があげられます。

ただ、導入しやすい反面、自身の業務に沿わない部分があったり、必要のない機能もついていて混乱してしまうという声があるのも事実です。

そこで、私達がおすすめするのが、今まで使い慣れた帳票・各種ソフト・流れを元に、お客様への詳細なヒアリングから最適化・効率化を追求して制作した会社の規模、業務に沿った管理ソフトです。

まずは機能を絞り、コストを抑える

ハードルが高いと感じるITの導入ですが、限られた予算内で始められるように、搭載する機能を絞り、現在もっとも効率の悪い部分を、まずはシステム化します。
既存のクラウドサービスとの連携も可能です。

そこから、あったらいいなと感じる必要な機能を徐々に追加していく事も可能です。

これからITツールの導入を検討したいとお考えの方、まずは何からすれば効率化できるのかとお考えでしたら、まずはご相談ください。

自社に沿ったITツールで効率化を図ることが、従業員の皆様はもちろん、経営者の方の働き方改革に繋がると考えています。

UPToolsの顧客管理システム・業務管理システム

顧客管理・業務管理システム制作

この記事を書いた人

Chiaki

【仕事で大切にしていること】 お客様の事業における問題点・課題点についての解決策を一緒に考え、1つ1つ丁寧に 『 実行 ↔ 解決 』 適切なIT支援、組織活性化のお手伝いをさせていただきます。

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