まずはココカラ ! 業務効率化のカギは優先順位と3S !

業務効率化が様々なメディアや媒体で話題になっています。

そもそも業務効率化のメリットとは ?

業務を効率化させることで、生まれるメリットは様々です。

  • 業務の目的を明確にできる
  • 生産性向上
  • コストの削減
  • 就業時間の短縮・残業時間の削減

不要な業務を削り、貴社に沿った良質な業務効率を続けていくことができれば、そこで発生していた金銭的コスト時間的なコストの削減に繋がります。
また、無駄がなくなった分業績も伸びることになります。

まずはココカラ ! 業務効率化のカギは優先順位と3S !

本当に必要な業務かどうか判断する ! 業務の視覚化

まず、業務を削減するためには、本当に必要な業務かどうか判断する必要があります。

課題の発見と把握

業務プロセスを 「 視覚化(見える化) 」することで、課題の発見と把握に繋がり、その業務や作業が 「 どんなことに必要なのか 」 と見直すきっかけが生まれます。
何に役立つ業務なのか、どの業務とつながりがあるのか …

業務改善・業務効率化に取り組む際には、業務の関係性や目的を明確にすることが必要です。

業務効率化の注意点 ココには気をつけて !

業務効率化、そのやり方が間違っていれば、効率が良くなるどころか悪くなってしまうことも充分に考えられます。

実際に働く人達のことを考える

例えば、ITツールを導入することによって、業務の効率化を図ることができるのは事実です。
しかし、環境が変わることで働く人達にとって大きな負担になってしまったり、なんでも効率化するからと徹底してしまうことで、ついていけないという意見が出る可能性も考えられます。

無駄と見えることでも、人が作業する以上は必要なこともある

何もかも無駄だから、効率化だからと、導入をすればいいというわけでもないのも現実 …
実際の作業をする人たちの意見をしっかりと把握することが重要です。

効率を追求する時には、長所ばかりに目を向けずに短所もしっかりと理解をしておくことが大切になります。

業務効率化のカギは優先度をつけて進めていく

実際に働く人たちの仕事のやり方を変えるということですから慎重さも必要です。

効率化のアイデアを出し、現場の環境を整えてから導入する

業務効率化の検討を始め、業務の視覚化をすることで見えてきた無駄。
まずは、段階を踏んで進めていくことをオススメします。

少しでも「楽」になるという業務からの改善

実際の働く人たちの意見・アイデアをまとめ、少しでも「楽」になるという業務からの改善を少しづつ行いましょう。

また、WEB上で導入できる管理ツールは手軽に導入できますが、ITに強くないスタッフには敬遠されるかもしれません。

少しづつ現場の環境を整えながら、優先順位をつけながら進めていくのがスムーズな業務効率化へと繋がります。

働きやすい環境が従業員の作業効率向上につながる

課題の発見から対策、結果が出るまで時間はかかりますが、根本的なムダが省略できれば業務効率化を実現できます。

取り入れよう ! 3S(整理・整頓・清掃)

まずは、簡単に取り入れることができる環境整備の3S(整理・整頓・清掃)を徹底してみましょう。
まずはココカラ ! 業務効率化のカギは優先順位と3S !

  1. 整理 → いるものといらないものを分類し、いらないものは廃棄する
  2. 整頓 → 必要な時に必要なものをすぐに取り出せる環境を維持すること
  3. 清掃 → 常に清潔に、きれいな状況を維持させましょう

3Sを取り入れ、しっかりとした準備の元で業務効率化を進めていきましょう !

3Sのお手伝いには書類かたづけ隊をぜひご活用ください

書類かたづけ隊

この記事を書いた人

Chiaki

【仕事で大切にしていること】 お客様の事業における問題点・課題点についての解決策を一緒に考え、1つ1つ丁寧に 『 実行 ↔ 解決 』 適切なIT支援、組織活性化のお手伝いをさせていただきます。

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